Grants & Partnership Officer DR Congo Goma BN

<p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 115%;"><strong>CADRE CONTEXTUEL</strong></span></p><p style="line-height: 107%; margin-bottom: 8pt; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 107%;">Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation non gouvernementale internationale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays à travers le monde. Il intervient en République démocratique du Congo depuis 2001. Ses programmes couvrent notamment l’Éducation, la Réponse rapide aux mouvements de populations (RRM), la Protection et la Médiation humanitaire, les Abris, l’Eau, l’Hygiène et l’Assainissement (WASH), ainsi que l’Information, le Conseil et l’Assistance juridique (ICLA) en faveur des populations déplacées.</span></p><p style="line-height: 107%; margin-bottom: 8pt; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 107%;">Le bureau pays de la RDC intervient actuellement dans deux provinces de l’est de la RDC, l’Ituri et le Nord-Kivu, et étend progressivement ses activités au Sud-Kivu. Dans le cadre de cette expansion, le NRC recherche un(e) Area Operations Manager afin d’appuyer le développement et la mise en œuvre de ses activités dans la province du Sud-Kivu.</span></p><p style="line-height: 107%; margin-bottom: 8pt; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Sous la supervision du/de la Grants Manager, le/la Grants &amp; Partnership Officer contribue au bon fonctionnement et à l’efficacité du département Grants &amp; Partnerships de NRC RDC en assurant le suivi des échéances, la mise à jour des outils, la gestion documentaire du PCM et du cycle de partenariat, ainsi que la consolidation et l’archivage des informations clés.</span></p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; margin-top: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Il/elle veille à la qualité, la fiabilité, la traçabilité et l’accessibilité des informations nécessaires au suivi des subventions et partenariats, en étroite collaboration avec les équipes Grants, Partnerships, Programme, Finance, MEAL, Risk &amp; Compliance et les Area Offices.</span></p><p style="line-height: normal; margin: 0in 0in 0in 0.25in; text-align: justify; text-indent: -0.25in;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>Compétences&nbsp;</strong></span></p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span lang="FR-ML" style="font-size: 12pt;">Dans le cadre de ce recrutement, NRC cherche à recruter un candidat disposant des compétences et aptitudes professionnelles suivantes :&nbsp;</span></p><p style="break-after: avoid; line-height: 107%; margin: 0.25in 0in 4pt;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 107%;">Compétences Professionnelles Générales</span></p><ul style="list-style-type: disc; padding-left: 48px;"><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; margin-right: 0in; margin-top: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Diplôme universitaire pertinent en gestion de projet, sciences sociales, développement international, administration, économie ou domaine similaire,&nbsp;</span><span lang="FR-CH" style="font-size: 12pt;">Les candidatures de personnes justifiant d’un diplôme de niveau inférieur mais d’au moins 4 années d’expérience professionnelle sur des postes similaires pourront être considérées),</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; margin-right: 0in; margin-top: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Minimum de 1 années d’expérience professionnelle pertinente, idéalement dans la gestion de projets, de subventions ou de partenariats dans le secteur humanitaire ou du développement.&nbsp;</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Bonne compréhension du cycle de gestion de projet.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Une connaissance des principes de gestion du cycle de partenariat constitue un atout.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Expérience dans la gestion documentaire, le suivi d’échéances et l’utilisation d’outils de suivi.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Bonnes capacités d’analyse et aptitude à consolider et présenter des informations de manière structurée.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Très bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word et des outils collaboratifs de gestion documentaire.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Excellente maîtrise écrite et orale du français ; connaissance professionnelle de l’anglais souhaitée.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte<strong>&nbsp;</strong></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Expérience dans un environnement humanitaire complexe et impliquant plusieurs projets et partenaires simultanément.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Capacité à travailler de manière transversale avec plusieurs départements et bureaux terrain.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Grande rigueur dans la gestion, la vérification et l’organisation des informations.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à identifier rapidement les risques de retard ou les informations manquantes.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Une expérience de travail avec des ONG nationales/locales ou dans des projets mis en œuvre en partenariat constitue un atout.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-family: &quot;Franklin Gothic Book&quot;, sans-serif;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 115%;">Connaissance du contexte humanitaire de la RDC constitue un atout</span></span></p></li></ul><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>« Toute candidature postée en retard ne sera pas prise en considération, les dossiers papiers en dur ne sont pas reçus ».</strong></span></p><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>Les éléments à attacher au dossier sont les suivants&nbsp;: Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.</strong></span></p><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>«&nbsp;La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre&nbsp;»</strong></span></p><p style="margin-bottom: 0in; margin-right: 0in; margin-top: 0in; text-align: justify;"><span style="color: black;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 115%;"><strong>Rôle et responsabilités</strong></span></span></p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Le/la Grants&amp;Partnership Officer appuie le fonctionnement du département Grants &amp; Partnerships en assurant la disponibilité, la qualité et la mise à jour des informations et outils nécessaires à une gestion efficace des subventions et partenariats.Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Grants Manager, le Grants Coordinator, le Partnership Coordinator ainsi qu’avec les équipes Programme, Finance, MEAL, Risk &amp; Compliance et les Area Offices.</span></p><p style="margin-bottom: 0in; text-align: justify;">&nbsp;</p><p style="margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 115%;"><strong>Le titulaire devra&nbsp;:&nbsp;</strong></span></p><p style="background-color: white; margin: 0in 0in 0in 0.25in; text-align: justify; text-indent: -0.25in;"><span style="color: black;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 115%;"><strong><u>Responsabilités Génériques</u></strong></span></span></p><ul style="list-style-type: disc; padding-left: 48px;"><li><span style="font-size: 12pt;">Contribuer à l’application des politiques, procédures, standards et outils NRC relatifs aux Grants, aux partenariats et au Project Cycle Management.</span></li><li><span style="font-size: 12pt;">Assurer la mise à jour régulière et la qualité des outils de suivi du département Grants &amp; Partnerships.</span></li><li><span style="font-size: 12pt;">Contribuer au suivi des principales échéances contractuelles et internes relatives aux Grants et aux partenariats.</span></li><li><span style="font-size: 12pt;">Assurer une gestion documentaire structurée, harmonisée et accessible des dossiers Grants &amp; Partnerships.</span></li><li><span style="font-size: 12pt;">Contribuer à la disponibilité et à la traçabilité de la documentation requise dans le cadre des audits, revues internes et autres exercices de conformité.</span></li><li><span style="font-size: 12pt;">Contribuer au suivi des indicateurs de performance Grants &amp; Partnerships et à la production d’analyses permettant d’identifier les domaines d’amélioration.</span></li><li><span style="font-size: 12pt;">Favoriser la capitalisation et le partage des apprentissages issus de la gestion des projets et des partenariats.&nbsp;</span></li><li class="ortl-align-justify"><p style="background-color: white; margin-bottom: 0in; margin-right: 0in; margin-top: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt; line-height: 120%; text-decoration: none;"><strong><u>&nbsp;</u></strong></span></p></li></ul><p style="background-color: white; line-height: normal; margin: 0in 0in 0in 0.25in; text-align: justify; text-indent: -0.25in;"><span style="color: black;"><span style="font-size: 12pt;"><strong><u>Responsabilités Spécifiques</u></strong></span></span></p><p style="background-color: white; line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span lang="FR-ML" style="font-size: 12pt; text-decoration: none;"><u>&nbsp;</u></span></p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>1. Suivi des portefeuilles Grants &amp; Partnerships et des échéances</strong></span></p><ul style="list-style-type: disc;"><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Assurer la mise à jour régulière du Grants Tracker et des outils de suivi des partenariats, en collaboration avec les membres du département.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Suivre les principales échéances relatives aux Grants, notamment les rapports bailleurs, amendements, clôtures et autres livrables contractuels.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Suivre, en collaboration avec le Partnership Coordinator, les principales échéances relatives aux accords de partenariat, livrables des partenaires, évaluations et autres étapes du cycle de partenariat.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Produire et diffuser mensuellement un calendrier consolidé des principales échéances Grants &amp; Partnerships.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Alerter en temps utile le Grants Manager et les membres concernés du département sur les échéances nécessitant une action ou présentant un risque de retard.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Contribuer à la fiabilité et à la cohérence des informations renseignées dans les différents outils de suivi du département.</span></p></li></ul><p style="line-height: normal; margin: 0in 0in 0in 0.5in; text-align: justify;">&nbsp;</p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>2. Suivi du PCM et du cycle de partenariat</strong></span></p><ul style="list-style-type: disc;"><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Développer, mettre à jour et administrer le PCM Tracker permettant de suivre la complétude des principales étapes du Project Cycle Management pour chaque projet.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Collecter et organiser, avec les équipes concernées, la documentation permettant de démontrer la réalisation des différentes étapes et exigences du PCM.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Appuyer le Partnership Coordinator dans le suivi documentaire des différentes étapes du cycle de partenariat, notamment l’identification, l’évaluation, la contractualisation, la mise en œuvre, les revues et la clôture des partenariats.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Contribuer à la mise à jour des outils de suivi permettant de visualiser le niveau de complétude des différentes étapes du cycle de partenariat.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Centraliser et maintenir accessible la documentation de référence relative aux standards Grants, PCM et Partnerships de NRC.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Identifier les documents, informations ou étapes manquants dans les dossiers Grants &amp; Partnerships et en assurer le suivi auprès des personnes responsables.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Produire périodiquement une synthèse du niveau de complétude des dossiers et signaler les principaux écarts au Grants Manager et, pour les partenariats, au Partnership Coordinator.</span></p></li></ul><p style="line-height: normal; margin: 0in 0in 0in 0.5in; text-align: justify;">&nbsp;</p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>3. Gestion documentaire et archivage Grants &amp; Partnerships</strong></span></p><ul style="list-style-type: disc;"><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Structurer et maintenir le Grants Live et les espaces documentaires Partnerships conformément aux principes de gestion documentaire du département.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Assurer un archivage harmonisé de la documentation Grants &amp; Partnerships dans le Filing Tree et les autres espaces institutionnels applicables.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Élaborer et maintenir des principes simples et harmonisés d’archivage pour l’ensemble du département.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Assurer l’archivage systématique des accords de financement, contrats, amendements, correspondances contractuelles et autres documents Grants pertinents.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Assurer, en collaboration avec le Partnership Coordinator, l’archivage systématique des documents relatifs aux partenariats, notamment les évaluations, due diligence, accords de partenariat, amendements, plans d’action, rapports et documents de clôture.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Coordonner avec les membres du département l’archivage régulier des documents relevant de leurs dossiers respectifs.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Assurer, lorsque requis, l’organisation et la conservation de la documentation physique du département.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Veiller à ce que les dossiers Grants &amp; Partnerships soient complets, facilement identifiables, accessibles et traçables.</span></p></li></ul><p style="line-height: normal; margin: 0in 0in 0in 0.5in; text-align: justify;">&nbsp;</p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span lang="EN-GB" style="font-size: 12pt;"><strong>4. Conformité documentaire, audits et apprentissage</strong></span></p><ul style="list-style-type: disc;"><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Appuyer la préparation des audits, contrôles et revues en assurant la disponibilité et l’organisation de la documentation Grants &amp; Partnerships requise.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Collaborer avec les Grants Coordinators, le Partnership Coordinator et les autres fonctions concernées pour identifier et collecter les documents manquants.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Maintenir une documentation structurée des principales observations et recommandations issues des audits et revues relatives aux Grants et aux partenariats.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Capitaliser les enseignements pertinents issus des audits, revues de projets, revues de partenariats et expériences des projets précédents.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Contribuer à la diffusion des leçons apprises et bonnes pratiques auprès du département afin de prévenir la répétition des écarts identifiés.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Appuyer le suivi documentaire des plans d’action et mesures d’amélioration relevant du département Grants &amp; Partnerships.</span></p></li></ul><p style="line-height: normal; margin: 0in 0in 0in 0.5in; text-align: justify;">&nbsp;</p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>5. Suivi de la performance Grants &amp; Partnerships</strong></span></p><ul style="list-style-type: disc;"><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Collecter et consolider les données nécessaires au suivi des indicateurs BSC (Balanced Scorecard) relevant du département.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Alimenter les indicateurs BSC relatifs aux Grants.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Alimenter, en collaboration avec le Partnership Coordinator, les indicateurs BSC relatifs aux partenaires de mise en œuvre.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Alimenter les indicateurs BSC relatifs aux partenariats de consortium.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Produire des analyses trimestrielles sur la performance de la gestion des dossiers Grants &amp; Partnerships, notamment en matière de respect des échéances, complétude des dossiers, respect des étapes PCM/cycle de partenariat et qualité de l’archivage.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Identifier les tendances, écarts récurrents et domaines nécessitant une attention particulière.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Proposer au Grants Manager des mesures concrètes d’amélioration des outils, processus et pratiques du département.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Contribuer au suivi de la mise en œuvre des actions d’amélioration convenues.</span></p></li></ul><p style="line-height: normal; margin: 0in 0in 0in 0.5in; text-align: justify;">&nbsp;</p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0in; text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;"><strong>6. Communication et gestion de l’information Grants &amp; Partnerships</strong></span></p><ul style="list-style-type: disc;"><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Contribuer à l’élaboration et à l’application de principes de communication interne du département Grants &amp; Partnerships.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Faciliter la diffusion structurée des échéances, informations, standards, outils et apprentissages pertinents auprès des équipes concernées.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Maintenir accessibles les principaux documents de référence, templates, procédures et outils Grants &amp; Partnerships.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Contribuer à la circulation régulière de l’information entre les différentes fonctions du département.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 12pt;">Veiller à la cohérence et à l’accessibilité des informations Grants &amp; Partnerships communiquées aux différentes parties prenantes internes.</span></p></li></ul>